プロジェクト発足時には、「プロジェクトメンバーで集中して活動できる拠点」が必要になるケースも多いもの。自社内で拠点となる場所を確保できればベストですが、企業によっては「プロジェクト用に確保できる部屋がない」などの理由で設けられない場合もあるでしょう。
そんなとき、レンタルサービスなどを利用して「プロジェクト用オフィス」を設置すれば問題は解決します。ここではプロジェクト用オフィスとはどのようなものなのか、またプロジェクトの拠点に適したオフィスにはどんなものがあるのかをご紹介します。
プロジェクト用オフィスとは？
プロジェクト用オフィスとは、プロジェクト終了時までのごく限られた期間だけ“拠点”として利用するオフィスのことです。従業員数が少なく自社のワークスペースが狭い場合、平時は既存のスペースで賄えていたとしても、プロジェクトのために増員をするとスペースが足りなくなることが少なくありません。
またベンチャーや個人事業主など、固定のオフィススペースを持たずに運営をしている企業では、メンバーが集まる場所を設けることでコミュニケーションがスムーズになるケースもあります。
そんなときに便利なのがプロジェクト用オフィスです。プロジェクト用オフィスがあれば、そこを拠点としてプロジェクトをスムーズに進めることができるのです。
プロジェクト用オフィスを設置するメリット
プロジェクト用オフィスに利用できる施設は、その多くが立地の良い場所にあります。
そのためアクセスが容易な場所に拠点づくりができるようになるのがメリットです。
例えば駅近の場所を拠点として利用すれば、「他社と協力して進めていくプロジェクトだが、お互いの立地が離れていて利便性が悪い」などの事情にも対応できます。
また、サービスによっては数時間～1ヶ月単位でフレキシブルに利用できるのもメリットです。
賃貸オフィスのような敷金礼金が必要なく、利用したいときだけ使えるのはうれしいポイントだといえます。
基本的な仕事の設備（椅子やデスク、事務用品、OA機器、ネット環境など）も完備されており、什器の搬入や準備、利用期間終了後の原状回復が要らないのも魅力です。
プロジェクト用オフィスを構える場所にはどんなものがある？
プロジェクト用オフィスには「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「コワーキングスペース」があります。
立地の良さや仕事に必要な設備が充実していることは全サービス共通ですが、細かく見ていくと独自のメリット・注意点があるのです。それぞれの特徴を見ていきましょう。
レンタルオフィス
レンタルオフィスをプロジェクトに利用する場合、個室スペースが確保できます。コピー機やお手洗いなどの設備は他の利用者と共有となりますが、個室内には最初からデスクや椅子、ホワイトボードやネット環境といった仕事に最低限必要な設備が揃っているため、契約開始からすぐに仕事を始められるのが長所です。
レンタルオフィスによっては休憩時間などにリラックスして利用できるラウンジロビーや喫煙所などが設けられているところもあり、利用者が快適に過ごせる工夫が施されているのも特徴です。個室の広さを選べば、数人～数十人以上で利用可能なのも大きな強みです。
また同じフロアや建物内で複数の部屋を借りたり、広めの部屋を借りたりすれば、感染予防対策として密を避けることもできます。
賃貸オフィスよりもリーズナブルで契約期間の調整がしやすいこと、個室のため機密情報を扱うのに適していることなどから、レンタルオフィスをプロジェクトの拠点に利用する企業も増えつつあります。
注意点としては、空き個室がない場合は場所そのものを借りられないことです。また、万が一延長したいというときに後から予約を入れられてしまうと、延長できないことがある点にも注意です。
シェアオフィス
シェアオフィスは、同じオフィス空間を他の会社や個人事業主とシェアする方式です。
多くの場合はオープンスペース・フリーアドレス制（座席が決まっていないシステム）ですが、ところによっては1フロアをついたてなどで区切り、ある程度のプライバシーが確保されている場合もあります。
他のサービスと同じく、時間ごと・1ヶ月ごとの利用が可能なため、フレキシブルに利用ができるのが特徴です。
シェアオフィスは他の会社とスペースを共有するため、レンタルオフィスに比べると安価で利用できる場合が多いです。ただし「通話をする際は専用スペースに移動する必要がある」「個室ではないため情報漏洩リスクがある」という点には注意が必要でしょう。
コワーキングスペース
コワーキングスペースはシェアオフィスと同じく、オフィス空間を他の事業者と共有するサービスです。シェアオフィスとの違いは「ワークショップや勉強会などが盛んにおこなわれており、“交流”に重きを置いている場所」という点でしょう。
これにより異業種交流がしやすいため、新たなアイディアやコラボレーションが誕生する場合もあります。
ただし、オープンスペースのため個人情報や機密情報などの管理にリスクが伴うという点には要注意です。
また「周囲の会話や雑音などが聞こえてくるため集中しにくい」「作業スペースが十分に取れない場合もある」といった点も知っておく必要があります。
プロジェクト用のオフィス選びで知っておきたいポイント
プロジェクト用オフィスを選ぶ際は「立地・収容人数・設備・コスト面」を重視して選ぶのがポイントです。
また、プロジェクトの内容が外に漏れないよう、「情報漏洩リスクが少ないか」という点を重視する企業も多いのではないでしょうか。
共有のオフィス空間を利用する場合はどうしても情報漏洩リスクがつきまといます。シェアオフィスやコワーキングスペースを利用するのであれば、パソコンにロックをかけたり、重要書類は鍵付きのボックスに保管したりするなどの対策が必要です。
もし厳重にセキュリティ対策をしたいということであれば、レンタルオフィスや個室型のシェアオフィスなどを利用するのが安心です。
ちなみにレンタルオフィスの場合、同じフロア内の他の個室に空きがあれば会議室としても利用可能です。
「日常のプロジェクト業務には問題ないが、大人数で会議をするには手狭」といったケースにも役立ちますし、同フロアで働いていれば同フロア内だけの移動で済みます。
サービスを利用する際は“どのサービスなら現状の課題をクリアできるのか”を考慮したうえで選んでみるとよいでしょう。
プロジェクト用オフィスでプロジェクトをスムーズに！
プロジェクト用オフィスがあると、限られた期間の中でより効率的にプロジェクトを進められるようになります。また、担当メンバーだけの拠点が生まれることで、より一体感が高まります。
「他社の人間が同じ空間にいても問題がない」「よりコストを抑えたい」「少人数でごく短期間のみ利用する」という場合はシェアオフィスやコワーキングスペースが向いているでしょう。
一方、「共有型のオフィスは情報漏洩が気になる」「感染予防対策をしながらプロジェクトに集中しやすい環境を作りたい」「一時的とはいえ、自社だけの拠点を設けたい」という企業は、レンタルオフィスが最適です。
それぞれのメリットとデメリットを把握したうえで、どのサービスを利用するかを検討してみましょう。
今ホテルの客室をプロジェクトオフィスにするのが主流です。
【L stay & grow 晴海】https://www.maxpart.co.jp/harumi/lp/telework2020/
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