キックオフパーティーもオンラインで! 懇親会開催前の準備や実例などをご紹介<前編>

キックオフパーティーがオンライン化! 開催前の準備はどうする?

「キックオフパーティー」は、新年度のスタート時や大きなプロジェクト開始時などにおこなうイベントです。企業で社員の一体感や目標意識を高められる重要なイベントとして、多くの企業で実施されています。

キックオフパーティーは、従来であれば会場で直接対面しながらおこなう“オフライン形式”が一般的でした。しかし昨今では、新型コロナの影響によりオンラインでの開催を決めた企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、キックオフパーティーをオンライン開催しようとお考えの企業担当者様に向け、オンラインでのキックオフパーティーのメリット、開催前の準備方法や実例などを前後編に分けみっちりご紹介します。

後編はこちら

オンラインでの「キックオフパーティー」とは?

オンラインでのキックオフパーティーは、従来の対面式キックオフイベントと異なり、すべてオンライン上で完結するという特徴があります。参加者は自宅ないし会社、個室レンタルスペースなどから参加ができ、WEB会議ツールなどを通じて会話が楽しめます。

また、オンラインキックオフパーティーでは、ファイルの共有やチャットなどを駆使したコミュニケーションが取れるのも特徴です。さらには、これらのWeb会議ツールやビデオ通話ツールに備わっている機能を活用し、懇親会のゲームを実施する企業もあります。

「社員の士気やモチベーションを高める」「縦・横のつながりを形成する」といった恩恵は、オンラインでも十分に得られるものです。企業の目標やプロジェクトに対し一丸となって取り組む際には、キックオフパーティーで「目的・目標意識」を高めることで、成功へと導くことができるでしょう。

オンラインキックオフパーティーのメリット・デメリット

オンラインキックオフパーティーを開催すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
また、オンラインならではのデメリットについても知っておくべきでしょう。

オンラインで開催するキックオフパーティーのメリット

・自宅から参加できる
オンライン開催のキックオフパーティーは自宅からでも気軽に参加できるのがメリットです。
移動距離や交通費、宿泊などのスケジュール管理が要らないため、参加のハードルも下がります。

・感染リスクを下げつつ交流できる
オンライン開催では、新型コロナを含む感染症リスクを回避できるのもメリットです。
会場内や移動時に気を遣う必要がなく、安心して参加できます。

・スケジューリングがしやすく負担減に
オンラインキックオフパーティーでは、開催日時とタイムテーブル、懇親会の準備をするだけで済みます。食べ物や飲み物も各自で用意してもらうため、イベント担当者の負担減につながります。

・企業目標やプロジェクトの目的を再確認できる
キックオフパーティーでは企業に対する愛着を深めたり、普段は離れて働いている社員同士がコミュニケーションをはかったりしながら、共通の目標に向かって走っていくための“基盤”を固められます。

・モチベーションの向上、社員同士の交流が深まる
キックオフパーティーで目的意識を高めたり、優秀な結果を残した社員を表彰したりすることで、モチベーションアップにつながります。
また、社員同士で仕事について語り合ったり、ゲームや企画で交流を深めたりすることで、チームビルディングにも役立ちます。

オンラインで開催するキックオフパーティーのデメリット

・通信環境やツールによっては遅延などのトラブルも
オンラインキックオフパーティー参加者の通信環境や、使用するツールによっては、遅延や音声・映像が途切れるケースも見受けられます。
また、ネット回線契約をしていない参加者の場合、通信量オーバーになって速度制限がかかってしまうこともあるでしょう。

・音声が聞き取りにくいことがある
オンラインならではですが、音声を拾うマイクの機能がいまいちだったり、周りが騒がしかったりすると音声が聞き取りにくくなる場合も。あまりに途切れが多いと、会話がスムーズにいかなくなることがあります。

・対面よりも会話にコツが必要な場合がある
オンライン上では複数人が同時に話すと聞き取りにくくなることがあります。
そのため、一人ずつ話をする、他の人の話に相槌を打つときは動作だけにする、などの配慮が必要です。

・目的・タイムテーブルが決まっていないとだらだら進みがち
オンラインキックオフパーティーは、目的が明確でないとだらだらと進みがちです。「何の会だったのか結局よく分からなかった」とならぬよう、目的設定と進行をしっかりとおこなうことが大切です。

・騒音に要注意
オンラインキックオフパーティーは自宅から参加する性質上、どうしても騒音の問題が生じます。
特にお酒が入っている状態だと声が大きくなりがちなので、周囲への配慮(開催時間を早めに設定するなど)が必要です。

結局「オンライン」でもキックオフパーティーは開催したほうがいいのか?

 

企業としての目標を達成したり、プロジェクトを回したりする際には最初が肝心です。
グループ間での人となりが分かったほうがコミュニケーションを取りやすくなりますし、プロジェクトを遂行しやすくなります。これはオンライン開催であっても変わりません。
いわば「プロジェクトの潤滑剤」および「カンフル剤」としての役割を果たすのがキックオフパーティーなのです。

プロジェクトが円滑に回るようになる

キックオフパーティーで士気とモチベーションを高めつつ、チームビルディングに成功すれば、プロジェクトが円滑に回るようになります。特に、コミュニケーション回数が多くなるビッグプロジェクトの場合、より多くの効果を発揮するでしょう。

時間・経済面での移動コストを下げられる

遠方の社員や子育て中の社員など、オンラインならば「普段ならパーティーに参加できない人でも参加できる」という利点があります。支社が多く会場への移動時間・交通宿泊費などのコストがかさみがちな企業は、オンライン開催にすることで多くの恩恵が得られます。

テレワーク中のコミュニケーション不足を補える

コミュニケーション不足になりがちなテレワーク中に“他の社員とのつながり”を持つのは、メンタルケアの観点から見ても重要なことです。
離れ離れの場所で仕事をしているチームの連携力・モチベーションを高めるためには、オンラインキックオフパーティーの活用を強くおすすめします。

テレワーク推進時代、オンラインキックオフパーティーを活用しない手はない!

今後働き方がどんどん多様化していく中で、これまでのように社員同士が決まった時間に、同じオフィスで働くということは当たり前ではなくなっていくかもしれません。
社内の人間関係構築やエンゲージメントの育成、モチベーション管理のために、オンラインキックオフパーティーは必ず有用だと言えるでしょう。
後編では、実際にオンラインキックオフパーティを行ったお客様の事例や、その進め方についてご紹介します.

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