事例紹介
当日レポートオンライン社員総会・
キックオフパーティ

コロナ禍での社内イベント運営に課題があった

まずは今回、オンラインで社員総会を行うにあたり、背景にあった課題感を改めてお伺いしてもよろしいでしょうか。

元々この社員総会は、全国7つの支店・4つの営業所に散らばる社員が集まる年に一度の場として設けられていて、コロナ前はホテルの宴会場を借りて大々的に行っていたようなイベントでした。
去年も一応オンラインで行ってはいたのですが、事業計画の発表のみで、ほとんどの社員が家でただ聞いている、という状況で、それだと社員の様子が分からないし、言いたいことが伝わってるかどうかも不明だよね、という話になりました。
それで、弊社では社員総会以外にも色々な社内イベントを行っているのですが、そういった他の社内イベントにも生かせるようなノウハウの蓄積、という意味も込めて、本格的な配信形式で行うことになりました。

最終的に弊社サービスにご決定いただいた要因はなんでしたか？

ご提案いただいた時に「一緒に作り上げていきましょう」とおっしゃっていただいたところです。今回社内プロジェクトとして動いていたのですが、オンライン配信に詳しい者が誰もいない中で、マックスパートさんに先生のような立ち位置で一緒にプロジェクト参加していただくようにやっていただいて、感謝しています。

渡辺（担当コーディネーター）：そうおっしゃっていただけて嬉しいです。私自身は、お問合せをいただいた時点で「コミュニケーションに課題がある」と伺ってたので、見ている参加者の方にこのイベントを通じてどう感じてもらいたいか、ということを常に意識しながらご提案させていただきました。

「とにかく準備が大変でした」

今回「これまでやっていたイベントをオンライン化する」という形から脱却し「“オンラインイベント”を開催する」という初めての試みだったと伺いました。ご準備進められる中では、どんな部分が大変でしたか。

とにかくまず時間の管理です。やりたいことがたくさんある中で、間延びしてしまって参加者が飽きてしまうのを防ぐため、ひとつひとつのコンテンツを短く、コンテンツの数を多くという方針だったので、時間通りに進めるというところに苦労しました。
また、細かくコンテンツや進行台本を作り込むところも大変でした。正直ぶっつけ本番でいけるかなという風に思っていたところがあったのですが、本番一週間前にリハーサルをしたときに細かい修正点や固めなければいけない点がたくさん出てきて、「あ、全然これはだめだな」という風に気付きました（笑）。そこから本番まで1週間でかなり進行台本は作り込みましたが、かなりしっちゃかめっちゃかでした（笑）。

渡辺：私自身はリハーサルをしてみて「これはいけるな」と思いました。おっしゃっていただいたようにオンラインイベントの場合はその場しのぎで乗り切るということが難しいのですが、なんとかなるでしょ、で当日を迎えてしまったり、最終リハーサルのはずがすり合わせ不足で打ち合わせになってしまったり、という経験をたくさんしてきているので、皆様に入念にご準備いただいたことが成功につながったと思っています。

そうですね。当日も結局、ランスルー（通しリハーサル）を2回行うことができたので、それはすごく良かったです。

今年こそは、参加者が楽しめる総会にしたかった

ここまで準備されていても、やはり開始直前の皆様の緊張感は相当なものがありましたね。

今回初めての試みでお金もかかっていますし、絶対に成功させなければいけないというプレッシャーはありました。全国の支店のメンバーが集まって顔を合わせることができるイベントはこの社員総会だけなので、もともと大切にしたいイベントではあったんです。それが去年のような一方的な配信になってしまってはつまらないよね、というところからプロジェクトを立ち上げて準備してきた会なので、社員の皆さんにも本当に楽しんでほしいという思いが強かったです。

渡辺：PE-BANK様もそうですが、コロナの影響でこれまでのようなキックオフイベントができなくなった企業様はたくさんいらっしゃると思います。私はもともとケータリングサービスの部署でそういったイベントをたくさんお手伝いしてきたのですが、今は一切なくなってしまいました。でも、本来はそういった”社員のモチベーションアップのためのイベント”って本当に大切だと思うんです。オンラインだとどうしても受け身な参加になってしまったり、会自体を自分ごととして捉えるのが難しい側面はありますが、リアルでパーティを行うのと同じように、参加することで「また1年頑張ろう」「来年は自分も表彰されるように努力しよう」と感じていただけるようなイベントにしたいと常に考えていました。リアル開催だと非日常空間なのでそういったことを感じていただきやすいですが、オンラインでも同じように感じていただけるための工夫は随所でご提案させていただいたつもりです。

始まってからは本当にスムーズに進行していました。私たち、日々オンラインイベントに携わっている立場からしても、わりと複雑な進行台本だったと思うのですが、大きなトラブルもなかったですね。

そうですね。特に事業計画の発表についてはどうしても参加者は聞くだけになってしまうので、退屈しないように、ひとつひとつのパートを区切って短くしていました。ただ、そうするとやはり時間管理がどうしても難しくなってしまうので、そこは来年の課題かなと思います。やはり皆さん、あのような場に立つと、たくさんお話したいことが出てきますので。

双方向のコミュニケーションがしっかりとれた

懇親会も非常に盛り上がっていましたね。表彰パートとゲームパートがありましたが、まず表彰パートについてはどんな部分にこだわっていらっしゃいましたか？

それまでの事業計画の発表の部分はどうしても落ち着いた雰囲気になってしまうので、見ている人も楽しんでもらえるようにというところにかなり力を入れました。渡辺さんにも色々と教えていただいて、青やピンクといった視覚的に鮮やかな色を効果的に使ったり、効果音を活用したり、グリーンバックで抜いた時に発表する社長の位置も含めてどういう配置にするかという映像・音声にこだわりました。
実際に参加した社員の方からも、直接「楽しかったよ」と声をかけてもらえて良かったです。

渡辺：表彰パートは、参加している社員の皆様にとってもモチベーションアップにつながる重要なパートだと思いましたので、私も力を入れてご提案させていただきました。ただ派手な演出にする、とか音を入れる、というのではなくて、「何のためにこの背景にするのか」「どこでどんな音を入れたらより効果的か」といった要素を組み合わせて、表彰された方を本当に称えられる演出、見ている方が「自分も表彰されたい！」と思えるような演出にこだわりました。背景や音だけでなく、スピーカビューで表彰者の方をピン止めしてコメントをいただくといった構成なども取り入れていただきました。

メインだったゲームパートについてはいかがでしたか？

今回は「もの集め」のゲームを行いました。これは、出されたお題に合うもの（例：会社からもらったもの、臭いもの、など）を制限時間内に家の中から集めてきて、より多く集められた人が勝ちというゲームだったのですが、これを各ブレイクアウトルームに振り分けて予選をし、勝ち上がった代表者1名が決勝に進めるというルールで行いました。渡辺さんより「全体会だけだとどうしても参加者同士のコミュニケーションは制限されてしまうが、ブレイクアウトルームを使うことで参加者同士のより深いコミュニケーションが可能になる」とアドバイスいただいて、このようなゲームを考案しました。
またゲームパートに限らずですが、渡辺さんに「チャット機能を活用するといい」とアドバイスいただいていたのですが、当日は結構チャットも飛び交っていたので良かったです。

渡辺：あとは、“オンラインで自宅から参加するからこそできるゲームの方が盛り上がる”ということもお伝えさせていただきました。懇親会パートでは皆様のより深いコミュニケーションの促進が不可欠だと考えていましたが、全体を通してコミュニケーションが促進される工夫を随所にご提案させていただいたと思っています。ご参加者様が楽しいと思っていただけることも、モチベーションを感じていただけることも、すべてはコミュニケーションに繋がってきますので。そういう意味で、少人数グループに割り振り会話を促進できるブレイクアウトルームはとても良いのですが、各グループの様子が分からなくて不安だ、とおっしゃる事務局様も多くいらっしゃいます。皆様の場合は各グループに運営メンバーの方が入っていただいたので、静まってしまうチームもなく皆様楽しんでいただけたのではないかなと思います。

そうですね。あとは時間制限のあるゲームだったので、焦りが生まれて、遠慮してられない！やらざるを得ない！という状況になったことも結果的に盛り上がりにつながったと思います。進行役はドタバタでしたが(笑）、でも楽しかったです。

渡辺の提案を組み合わせて、皆様で自らものあつめのゲームを考案されたと伺いました。

今回とにかく「双方向のコミュニケーション」を大切にしていたので、参加者のカメラ・マイクをオフにさせたくなく、カメラもマイクもオンにしないと参加できないようなゲームで考えました。

渡辺：私たちも普段、いくつかある企画の中からご提案することが多いのですが、「こんなやり方もできるんだ」と逆に勉強になりましたし、ご家族の方の飛び入り参加などもありとても素敵でした。

今回の社員総会を終えて

今回の社員総会、私たちもサポートする側ではありましたが、オンラインのコミュニケーションが社内を活性化できると確信した、大切なお手伝いとなりました。最後に改めて、今回の34期社員総会はいかがでしたか？

今回初めての試みでしたが、弊社のプロジェクトメンバーも一丸となって取り組んできました。すごく熱いメンバーが揃っていたのですが、そこにマックスパートさんが先生のように入って様々にアドバイスしてくださり、本当にマックスパートさんにお願いしてよかったなと思っています。実行委員会のメンバーもリハーサルから泣いてしまうくらい感動的なイベントになりましたし、社員の皆さんにもすごく好評で、たくさん「楽しかったよ」と言ってもらえました。本当に良かったです。