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さまざまな使い道がある! レンタルオフィスの活用法について

賃貸オフィスのように自社専用の個室を借りられる「レンタルオフィス」は、フレキシブルに使用できる点が魅力です。近年はサテライトオフィスとして利用する企業も増えていますが、実は他にもさまざまな活用法があるのをご存じでしょうか?

 

ここでは“レンタルオフィスとはどのようなものか”をご説明するとともに、レンタルオフィスのさまざまな活用法をご紹介します。

 

レンタルオフィスとはどのようなサービス?

レンタルオフィスとは、個室のオフィス空間を短期間から借りられるサービスです。

賃貸オフィスと混同されることがありますが、賃貸オフィスのような年単位の契約ではなく、1ヶ月から借りられることが大きな特徴です。

都心の好立地にあるレンタルオフィスは特に人気で、さまざまな場所からでもアクセスしやすく、企業の拠点として幅広く使われています。

レンタルオフィスのメリット

レンタルオフィスは賃貸オフィスと異なり、敷金や礼金、初期造作費や退去時の原状回復費も必要ありません。しかも初めから必要なオフィス家具・設備・ネット環境等が揃っており、パソコンや資料などを持ち込めばすぐに業務を開始することができます。

月々のレンタル費用さえ支払えば即入居可能なため、初期費用を抑えてオフィススペースを設けたいという企業には大きなメリットが感じられるでしょう。

 

レンタルオフィスのさまざまな活用法!

レンタルオフィスには「契約して即入居できる」「1ヶ月などの短期から個室スペースをレンタルできる」という利点があります。また、部屋の広さやレイアウトの選択肢も多種多様なため、アイデア次第でさまざまな使い方ができます。

以下では、レンタルオフィスのさまざまな活用法をご紹介します。

 

サテライトオフィスとして営業拠点に

企業の中には本社から離れた場所にあるレンタルオフィスを借り、営業の拠点として利用しているところも数多く存在します。

例えば営業社員が幅広い地域を担当している場合、訪問先の場所によっては本社との往復に時間がかかることも多いでしょう。そんなとき中継地点となる場所にサテライトオフィスがあれば、訪問先との往復時間や移動コストが短縮できるようになります。

特に交通の便が良い場所にあるレンタルオフィスなら、移動時間がより短縮しやすくなります。

通勤時の混雑回避や、社員の労働時間を削減する効果も期待できるでしょう。

 

プロジェクトなど一時的な増員用のオフィスとして

レンタルオフィスはプロジェクト立ち上げ時や繁忙期など、一時的な増員用のオフィスとして使うのもおすすめです。レンタルオフィスには初めからデスクや椅子、OA機器などの業務に必要な設備が揃っているため、すぐに仕事を開始できます。

開始後にさらなる増員があった場合でも、追加で部屋を借りたり、部屋のグレードを上げたりすることでフレキシブルに対応可能です。

 

採用シーズンにおける人事部の拠点として

採用シーズンになると、社員が会場とオフィスを行き来する機会が増えます。特に採用活動の中心となる人事部は、移動にかかる時間やコストなどの負担が大きくなることも。

そのような場合、採用シーズンの間だけ会場近くにレンタルオフィスを借りれば、移動負担が少なくて済みます。移動時間が短くなって浮いた時間は社内ミーティングや資料作成、休息などに使うこともできるため、採用活動により集中して取り組めるようになるでしょう。

また、採用説明会や面接をWEB上で実施する場合もレンタルオフィスが役に立ちます。レンタルオフィスの中には、オプションで配信用の機材設備を借りられるところもあります。

その際オンライン配信等をサポートしてくれるスタッフが在籍しているところなら、困ったことを相談できるので安心です。自社に採用説明会の配信やWEB面接などができる場所が確保できない場合は、レンタルオフィスを活用してみましょう。

 

プライベートショールームとして

昨今ではオフィス縮小にともない、自社内のショールームを縮小、または撤去してスペースを確保するなどの対策をおこなう企業も少なくありません。

しかし、ショールームは自社の商品認知度をアップしたり、商談機会を生み出したりするために重要なもの。特に最新ガジェットやアパレル製品などの「実際に触れたり、手にとったりすることで購買意欲が湧く商品」の場合は、ショールームの有無が大きく業績に関わります。

もし自社にショールームが設置できない場合でも、レンタルオフィスをショールームとして活用することで、商品を実際に手に取ってもらうことができます。短期で借りられるレンタルオフィスなら、「新商品の展示で期間を限定して利用したい」という場合にも対応可能です。しかも他社と複合型のショールームではないので、より深く魅力を伝えられるのもメリット。

ショールーム内に商談スペースを設けたり、同じフロアに商談部屋を借りたりすれば、商品の宣伝後にそのまま商談へと移ることも可能です。

また、商品展示の様子をオンライン配信すれば、ショールームにアクセスしにくい地域にもアプローチができるようになります。アイデア次第でさまざまな見せ方ができるのは、気軽に利用できるレンタルオフィスだからこそといってよいでしょう。

 

ウェビナー・WEB会議用のスペースとして

ウェビナー(WEBセミナー)やWEB会議を開催するにあたって、「配信用のスペースがなかなか確保できない」という企業は少なくありません。仮に配信やWEB会議に使えそうなスペースがあっても、物を移動させたり配信後に戻したりといった手間がかかることも。

また、会議室が使用できる場合でも、時期によっては「会議の予定が詰まっていてなかなか配信ができない」と不便さを感じるケースも思いのほか多いでしょう。

そのような場合にレンタルオフィスを借れば、ウェビナーやオンライン説明会、WEB会議に使える専用スペースを確保できます。専用スペースを設けることで、場所やスケジュール等を気にすることなく利用できるようになるのです。特にウェビナーなどのオンライン発信に重点を置いている企業では、配信の頻度を増やせればより多くの人へアプローチできる可能性が高まるでしょう。

レンタルオフィスは、レイアウトを工夫すれば「配信・WEB会議専用スペース」と「作業スペース」を分けることもできます。作業スペースがあれば、配信のアーカイブ編集や資料作成などをするときにも便利です。

 

レンタルオフィスはアイデア次第でさまざまな活用が可能!

レンタルオフィスはすべて個室のため、個人情報や社外秘の情報を扱う業務もおこなえます。

また、時期を限定した使い方から年単位での利用まで、フレキシブルな使い方ができるのも強みだといえるでしょう。

フクラシアのレンタルオフィスは、個人用から100人収容可能なタイプまで、さまざまな広さの部屋が選べます。そのため“同じフロアにオフィスとテレワーク部屋を借り、作業場を分ける”“広めの部屋を借り、感染対策に密を避けたレイアウトにする”という使い方も可能です。

「自社以外のワークスペースが欲しい」とお考えの企業様は、さまざまなレンタルオフィスサービスを比較したうえで、自社にフィットするサービスを選択しましょう。

 

▼ーフレキシブルな働き方にー サテライトオフィス・レンタルスペースをお探しなら「フクラシア」へご相談ください▼

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